ERP在现代服务业中的运用——会计师事务所ERP系统规划实施
2012年第6期 作者:方伊峰 张伟 阅读(5907)
【来源:《上海注册会计师》 查看本期目录】
ERP（Enterprise Resource Planning），即：企业资源规划，是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。它是从早期制造行业中的MRP（物料需求计划）发展而来的新一代集成化管理信息系统。
ERP在国内经过了启蒙阶段、成长阶段，目前已经进入了成熟期，即普及期。如今企业实施ERP已经司空见惯了，对ERP了解的人也越来越多。
对于传统ERP的理解基本上可归结为以下两点：
1.ERP是一种管理思想，它将事前计划、事中控制、事后分析的一整套理念运用到企业管理当中；
2.ERP是一套软件系统，它整合了企业的物流、资金流、信息流等各种资源信息而形成的一套信息管理系统。
从以上两点可以看出，传统的ERP强调的是物流。特别在制造行业，更多强调的是硬件设备资源的有限性，而人力资源则一般视为能力无限。
一、会计师事务所行业ERP现状
为了迎接信息化对行业发展带来的新机遇，创新行业发展模式，破解行业发展难题，推进行业跨越式发展，中注协“五代会”确定了大力推进行业信息化战略，并将其作为行业未来五年的核心任务和行业实现跨越式发展的战略支点。
虽然ERP在国内大行其道，但是由于ERP脱胎于制造业的MRP，所以如今它的大半江山还在制造业，包括机械、电子、化工等等。尽管目前ERP逐渐走进了快速消费品、流通行业，但在会计师事务所这种现代服务行业——资源相对集中在人力资源，以项目管理为核心的行业，国内鲜见有非常成熟和适用的ERP应用。
对于会计师事务所等现代服务业，它们有同样的基本工作模式，ERP系统可以基于本行业如下几个特点来开发或实施：
1.事务所员工一般拥有某种特殊专长技能；
2.事务所员工的工作任务根据项目进行安排和管理；
3.事务所员工可以调派，可能执行不同任务，可服务于多个客户或在多个地点办公。如业务人员可能同时参与不同的项目，而在项目执行过程中会在公司内部办公和出外勤间频繁切换。
目前在注册会计师行业，虽然国内部分大型会计师事务所采用具备一定功能的业务管理和内部管理系统，包括一些中小型会计师事务所也逐步尝试采用一些相对简单的业务管理软件，但是与ERP强调的资源规划整合都有较大的差距。
当前事务所的业务管理应用系统中，包括各种事前计划（如年度季度预算，开票、收款、归档计划等等）和事中控制（包括独立性控制、项目成本控制、项目进度跟踪管控、项目质量控制等等）和事后分析能力（例如各种维度的数据汇总分析）等各环节都与ERP要求有较大的距离。可以说行业信息化建设与信息技术发展水平和行业发展要求相比，仍有相当差距。
根据《中国注册会计师行业信息化建设总体方案》规划的大中小型事务所的信息化策略，建议事务所根据自己的规模可以分步分模块实施自己的ERP系统。中小型事务所可以在ERP系统中先实施业务管理系统，附加简单财务统计，兼顾HR和OA功能，但切不可奢望一蹴而就。
二、会计师事务所ERP后续发展
传统的ERP在事务所深入运用后，概念将不断被更新，主要体现在：
1．ERP不再仅仅是一个软件系统，而是一个集组织模型、业务流程、企业规范和信息技术、实施方法为一体的综合管理应用体系；
2．ERP使得企业的管理核心从“在正确的时间制造和销售正确的产品”转移到了“在最佳的时间和地点，获得最大利润”，这种管理方式的转变决定了其应用范围也从制造企业扩展至包括现代服务业在内的各个不同行业。
3．从软件系统的结构而言，现在的ERP必须能够适应互联网的应用，可以支持跨平台的多组织的应用，并和电子商务之间的应用具有广泛的数据、业务逻辑的接口。另外，随着
三、琳方ERP系统介绍
琳方会计师事务所在2003年开始信息化建设，建立了一套基于局域网的内部管理系统——MIS系统，并在2005年建立事务所网站。在2011年开始搭建内部使用的ERP平台。
图-1是琳方信息化的主要框架和ERP目前主要功能，目前ERP已稳定运行，正在考虑和其他系统的对接。
在琳方ERP系统中，其核心功能贯穿整个业务流程，同时融合ERP的管理理念，以下对其主要功能作简单描述：
1.人事行政管理
在本模块中人员基本信息、人员资质管理等静态数据的收集整理、录入是关键。动态管理包括现有员工的近远期工作安排，以及从招聘、入职、人事变更、离职等全过程管控，即时呈现人员各类专业特长，以及工作安排的饱和度，帮助管理层实现对事务所整体人力资源情况的掌控、合理配置和部署。而人员相关信息的变更及调整对人员的系统权限变更有直接影响。在人事调整后，系统会自动改写人员的数据权限，保证个人权限的及时调整，保障数据的安全性。
2.客户管理
主要是客户基本信息管理及客户多维度统计分析，包括涉及的项目统计、客户利润分析等，以方便和有针对性地开展客户关系的维护。
3.项目管理
项目管理是琳方ERP的核心模块，从项目接洽、立项、计划、执行、复核、签发、开票、收款、归档、分配、跟踪等全流程管理。
其中计划、复核、签发都要经过特定的审批流程保证数据准确性和报告的版本控制，立项过程还内嵌了独立性审核。如今政府类、集团类等批量项目的管理已经是业务管理中的重要部分，和单纯的单体项目相比最突出的是多了关联汇总及人员安排、权限分配等需求。
另外，项目执行、开票计划和归档计划的实施，对项目管控能起到及时提醒，随时作为分析依据，让管理人员及时做出决定。
同时，管理层结合项目所处环节和人员工作时间安排信息，可以合理安排项目所需的人力资源，保证项目按时按质完成。
4.财务管理（成本管理）
除传统的开票、收款、分配功能之外，琳方ERP中可以对个人、部门、项目、客户等各个环节、立体层面的盈亏情况进行核算分析，这样对于考核个人绩效、针对性的维护客户可以进行更精细化的管理。财务管理中还增加了预算功能，为来年的工作安排提供依据。
5.协同办公
协同办公功能是琳方早期局域网版的MIS系统所不具备的功能。以前所有的审批都在线下，这样不仅需要各种纸质表单，而且电子文档的归集和整理都需要时间。一旦将版本混淆，导致报告出错，严重情况下可能会导致客户流失。
目前在线上审批，所有流程都能跟踪、回溯等，不仅节约申请人的审批时间，而且能严格控制流程。
琳方ERP已上线稳定运行，相对于以前的MIS系统解决了以下问题：
1.外勤无法及时登录系统，查询数据或下载项目文档；
解决了协同办公问题，以前都走线下纸质流程，目前绝大部分审批流程已经在线上流转；
2.以前整个业务环节比较分散，无法深入管控。而在ERP系统中各种过程控制更加完善，并且增加了独立性控制；
3.ERP系统中增添了预算功能，对业务工作安排有了标准可循；特别是可以按客户、项目、部门、个人等分析实际成本利润状况，使得人力资源更合理的配置，节省了人力成本；
4.有了ERP专业的数据支撑，绩效考核更加有针对性，更合理。通过对项目接洽成功率、有效工时率、日常执业质量评分、收入预算完成情况、项目毛利、个人毛利、部门毛利、项目进程计划与完成情况等日常数据的即时采集，直接反应员工的工作情况，实现年度考核的日常化；
5.实现数据库共享，全面涵盖各类专业中介咨询行业所需基础信息，满足专业集团中多个专业公司共享同一数据库的需求，便于内部资源的整合及调配。
事务所信息化目前是注册会计师协会大力推进的事项，不仅是协会的一个战略目标，事务所也应该加大信息化投入，开发或实施自己的信息化系统，将业务系统和作业系统相结合。
而在业务系统上，实施或开发ERP系统已是大势所趋。因为只有运用ERP系统才能合理运行人力资源、提升项目质量，最大程度服务于客户，才能有效控制项目风险，熟知自己业务人员的能力，为事务所创造更大的效益！
作者单位：上海琳方会计师事务所
