强化商旅科学管理、持续提高企业价值

2012年第2期    作者:黄开敏    阅读(5527)

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近日，携程旅行公司和美国运通公司分别发布了商旅调查报告。两份报告都分别从商旅费用占公司成本比重、商旅费用对公司业务拓展的作用两个方面反映了商旅管理对提高企业价值的重要作用。因而，如何加强商旅管理以持续提高企业价值已成为目前企业面临的一个重要课题。但实际上，目前对商旅管理的探讨不多，而且基本上是以如何减少商旅费用的角度进行简单的实务论述。本文拟以提高企业价值的视角，通过在分析商旅管理环境的基础上，针对目前我国商旅管理的现状，从思路上提出加强商旅管理的对策，供大家讨论。

一、商旅管理基本概念

商旅，习惯上也叫差旅，是指企业因商务或员工关怀等目的而发生的商务旅行，主要有：商务差旅、会议、培训、出国考察、福利旅游等。商旅费是指与商旅相关的交通、住宿、会议和其它杂费等各项费用。商旅管理是指根据企业的业务特点对商旅活动进行科学的设计，以使商旅活动达到最大限度地促进企业发展，同时发生的成本最低，进而实现企业价值的持续提高。

二、商旅管理的环境分析

由于历史原因，目前的商旅管理环境存在思想认识不足、制度基础薄弱、业务复杂、可比性差等不利因素，给商旅管理的推进带来了不小的挑战。

（一）思想认识

改革开放以来，我国的经济经历了三十年的粗放型高速增长。这种增长方式决定了企业往往把注意力集中在资源抢占、产品生产、市场开拓等方面，而对商旅管理的认识严重不足。更有甚者，有些管理层把商旅活动定位于从属地位，要求商旅活动无条件地服务于产品生产、市场开拓活动等，使商旅管理无从谈起。

同时，由于过分注重经济发展，社会文化、尤其是社会诚信文化的建设相对滞后。再加上改革开放、新闻自由、互联网技术的发展等因素，社会成员同时受各种价值观的冲击。社会成员的价值取向出现了复杂化、多样化，甚至出现了不少人有“笑贫不笑娼”的价值取向。这种价值取向严重地削弱了商旅管理的道德基础，从根本上影响着商旅管理的推行。

（二）制度环境

由于思想认识的缺位，商旅管理的制度环境主要存在四方面的不足：一是制度缺失，很多单位都没有商旅管理方面的制度，更别说设置相应的职能岗位；二是商旅管理制度不科学，有些单位虽然也逐步认识到商旅管理的重要性，也建立了相应的管理制度，但大都采用简单的直接从网上或其它途径复制的做法，导致制度无法适应单位的实际商旅情况。商旅管理制度不科学的另一个现象就是商旅费标准严重滞后，如对交通费的标准，不少单位的管理制度中还存在“绿皮车”的交通费标准。这种严重滞后的标准就迫使商旅人员不得不违反相应的商旅管理制度。三是支付制度还处于现金交易占主体的原始阶段，大量现金支付业务也加大了商旅管理的难度。四是我国目前的发票结构存在种类繁多、式样各异、规格不一、防伪措施各不相同的乱象，给商旅费用真实性管理带来了极大的障碍。

（三）业务特点

商旅活动的多样性特点也使得商旅管理变得困难。前面我们提到，商旅活动的主要形式有：商务差旅、会议、培训、考察、福利旅游等，给商旅的预算管理、真实性审核、效果分析等带来了很大的挑战。

三、商旅管理的目标

商旅管理的总体目标应该是持续提升企业的价值，具体说来，主要是从增收和节支两个方面来提高企业的价值。增收，有两个子目标：一是商旅管理的标准制订、流程设计要整合到企业的发展战略中，达到支持企业核心战略、促进企业发展的目的；二是要持续评价商旅活动，分析商旅的绩效，从而持续优化商旅管理。节支，也有两个子目标：一是通过科学的商旅管理达到控制商旅成本的目的；二是要对商旅管理流程进行优化，降低商旅管理活动的管理成本。

四、商旅管理的具体思路

随着社会的发展，管理学经历了从“人治”到“法治”，最后进入“文治”的阶段。“人治”，主要靠经营者个人直觉和经验进行管理；“法治”，依靠科学的制度体系和流程优化实现高效率；“文治”依靠企业文化建设带动全体自觉进行自我管理。由于“人治”管理主要依赖于经营者的个人素质，可逆性不强。故本文从分别从“法治”和“文治”两个方面提出三点思路。

（一）优化管理制度、重构管理模式

作为商旅管理的“法治”管理的基础和主体，“优化管理制度、重构管理模式”是目前对商旅管理中讨论得最多的思路，也分别提出了各种有针对性的措施。在优化管理制度方面，有“与时倶进、调整商旅标准”、“修订商旅管理制度、重塑商旅管理流程”、“借助信息手段，加强商旅管理”等；在管理模式方面，有“整合商旅资源”、“定额管理”和“商旅外包”等，这些措施也在一定程序上控制了商旅费用的支出，达到了节流的目的。

但是，无论是制度的优化、模式的重构，都无法回避这样的一个事实：任何一种管理制度和模式都无法与形式多样、持续变化的商旅活动保持持续的一致。某个阶段的商旅管理制度、模式可能会对控制商旅成本起到一定的作用，但无法随着业务的发展而变化，造成制度、模式过时，甚至阻碍企业的发展。所以，作为“法治”管理，我们还需要第二个措施：加强日常监督、定期分析评估。

（二）加强日常监督、定期分析评估

制度要产生作用，除了制度设计要科学外，更重要的是制度要得到有效的执行，加强日常监督能督促制度得到有效的执行；同时，结合监督过程的分析总结，对制度执行过程进行定期分析评估，确保制度的持续优化和有效。所以，作为商旅管理的另一个重要的措施是加强日常监督、实施定期的分析评估。

根据目前企业的情况，执行监督、评估的部门有两类，一类是由专门的商旅管理部门在对商旅日常管理过程中进行监督和分析评估，另一类是企业内部审计、稽核部门根据企业情况对商旅管理活动进行不定期的监督和专项分析评估。这两类监督评估由于执行的部门不同，其工作模式、工作重点也不尽一致，但总体上都应对商旅管理的如下方面进行分析评估：首先是商旅管理制度是否科学，包括标准是否符合实际、流程是否有合理高效、商旅管理活动是否有利于促进企业战略目标的实现；其次是商旅管理制度是否得到有效的执行、执行的结果是否与预期相符；再次，商旅管理活动中是否存在真实性、合规性问题；另外，要关注商旅管理制度是否执行有效，能否适应社会新趋势、企业新业务的发展，从而保证商旅管理活动能够与企业发展战略保持持续的一致。

（三）建设诚信文化、倡导自我管理

建设诚信文化，倡导自我管理，作为商旅管理的“文治”措施，是商旅管理的最高阶段，也是商旅管理的最终目标。

未来优秀企业之间的竞争将不再是比资源、比市场，也不是比商业模式，而是比企业文化。优秀的企业文化不但能使员工价值与企业价值有机统一，而且也致力于企业价值与社会责任的统一，从而实现员工价值、企业价值及社会责任的和诣统一。基于这种统一，员工将在正确价值观的引导下，积极地参与、溶入企业的各项管理活动，使企业的管理实现由“要我管理”向“我要管理”转变。

当然，与企业文化的作用相对应，企业文化的建设也有其丰富的内容，在商旅管理的文化建设方面，主要的思路是倡导诚信、自我管理的思想，使每个员工都自觉地投入企业的商旅管理活动中。自觉投入企业商旅管理的诚信员工不但能防范商旅管理中的道德风险，而且能克服制度风险，使得企业的商旅管理规章制度得到贯彻执行，同时对于制度外的情况也能根据诚信的原则采取适当的措施进行处理。更重要的是，由于每个人都是管理主体，能积极主动地对商旅活动进行及时的分析，持续优化，使商旅活动以最低的成本最大限度地促进企业业务的发展，从使商旅管理从增收和节支两方面保证企业价值的持续提高。

优化管理制度、重构管理模式为商旅管理提供了制度基础，为企业的商旅管理提供制度保证；加强日常监督、定期分析评估则是保证制度得到有效执行，并能使制度保持持续有效的重要手段；建设诚信文化、倡导自我管理是商旅管理的最高阶段，能使企业全体在正确的价值观的引导下，积极主动地投入商旅管理活动，使得企业的每一个员工都是商旅管理的主体。

所以，这三种思路并非互相排斥的，而是相互促进，在持续提高企业价值的目标下发挥着各自的作用。作为企业商旅管理，应该针对各自企业的实际情况，有侧重点地选择上述思路。

作者单位：远东国际租赁有限公司稽核部