媒体广告收入审计探讨

2011年第3期    作者:朱静芬    阅读(8145)

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一、案例分析

A杂志社2005年度财务决算审计的管理建议书中有这样一段描述：我们在审计过程中对贵社2005年度出版发行的B杂志进行了阅读，重点关注广告刊登情况。我们发现该杂志每期的广告刊登有一定的数量和篇幅，但在贵杂志社的本年收入中广告费收入仅为5万元，由于受到审计局限性，我们无法进一步审核，提请上级主管部门对广告刊登情况进行细致了解，是否存在广告收入未入账或获得的变相广告费的实物未作为收入的情况。

针对这一情况，上级主管部门委托某会计师事务所对该杂志社的经营情况特别是每期有一定数量和篇幅的广告刊登，但实际全年广告收入偏低的情况进行专项审计，通过翻阅杂志，查阅相关的合同、票据、将版面应收广告款，与账面实际收入进行一一对比，与广告经营业务相关的部门访谈，了解情况，发现以下问题：

1．部分广告收入以宣传费形式入账。经统计，全年刊登的货币广告实际收入为29万元，其中某培训中心5次广告合计5万元，未能提供合同，以广告费入账；某健身中心10次广告，根据合同实际入账14万元，其中广告费8万元，其余6万元以宣传费名义入账；某生物科技公司1次广告，根据合同实际入账9万元，以宣传费名义入账。此外，发现某笔1万元广告收入，内容应该为宣传费。却开具了抬头为某广告有限公司的广告发票。经过向有关同志了解，该广告实质上是宣传费，并未真实刊登广告，因为对方要求，所以开具了广告专用发票。针对某培训中心5万元广告收入没有合同问题，CPA无法认定广告费收入的真实性、完整性。此外，该杂志社没有很好地界定广告费与宣传费收入的区别，广告发票的开具有较大的随意，对有的单位实行宣传费中部分给予广告赠送的优惠也无统一明确规定。

2．广告价格的确定缺乏依据。单位广告价格及折扣管理不规范，没有内部统一的书面制度规定，没有逐级审批程序，未见各类广告定价的完整定价依据、详细的计算过程及定价过程中的会议记录，审批结果等书面资料。对于重大的、特殊的价格折扣没有集体决策程序和以书面记录形式的档案留存。合同中也没有明确折扣率的计算方法以及给予广告客户这些折扣的说明。此外，杂志社广告软件系统的统计也不规范。对于某些特殊广告，未按刊列价及折扣输入数据，而是按实际广告价格输入数据，使系统显示的合同折扣率变成100％，实际广告价格构成与刊列价、折扣换算过程不明析。

3．实物抵偿广告收入未入账。全年刊登实物抵偿广告3次，具体包括某品牌面包券100份，每份面值100元，共计1万元，有合同；某品牌美容优惠券400张，每张优惠券面价250元，共计10万元，合同不完整；某品牌小礼品200份，未能提供合同；某品牌饮用水票2500张，每张面值16元，共计4万元；某宣传片广告置换获得的某比赛门票，合同金额8万元，实际收到100张，票价580元，共计5.8万元，门票价值少于合同金额，该广告双方均未开具发票，也没有做广告收入及成本统计。以上实物广告收入游离于财务账簿以外，未纳入单位财务核算体系。此外，这些实物广告合同的审批签订，批准权限等制度也不健全。

4．置换广告实物管理薄弱。单位收取的置换广告实物没有严格的入库、保管、领用程序，收、发、存、登记等内控制度严重缺失。入库没有正规的单据，明细帐不能真实完整的反映实物收发情况。例如2500张水票领用及使用情况登记中只有1500张的记录，其中工会领用1000张，用于职工日常办公室饮用及职工福利，广告部门领用500张，但未见领用水票的具体使用情况登记记录。100张比赛门票发放及领用过程中，只能提供如下发放清单，即业务部门送客户40张；其他协作领用30张；单位内部协作30张；但没有发放门票的具体记录。200份品牌小礼品作为奖品分发给读者，也没有礼品领用流转单和具体发放清单。100份总价值为1万元的某品牌面包券被作为单位职工福利造表发放，甚至还有非本单位人员领取的现象。400张某品牌美容优惠券索性不经过登记直接用于支出。

5．交换广告合同和书面审批程序缺失。交换广告为了通过对方的媒体渠道做该杂志的广告，以达到相互宣传的目的。全年刊登交换广告共计30次。交换对象主要是一些网络媒体、平面媒体、培训交流中心，博览会、艺术展等。其中与某培训交流中心的交换广告是续2003年签订的合同，主要是交换对方提供的展览场地；其余的交换广告都未能提供合同，且未见书面审批程序。无法确认交换广告真实性和完整性。

6．赠送广告涉及一定的商业单位。全年刊登赠送广告共计15次。主要赠送对象是系统内兄弟单位或者是上级主管单位主办的各类活动，杂志社未签订赠送合同。还有部分赠送的是银行，房产，汽车专营店等企业单位。据杂志社反映，主要是因为杂志发行规模较小，影响面有限，主要想通过免费赠送的方式，吸引后期有偿刊登广告。以上赠送广告，杂志社提供了不完整的合同。姑且不说这样的促销方式是否合理，是否经过单位“三重一大”制度讨论，还存在着部分广告收入不入账的隐患。

7．公益广告未见合同。全年刊登的公益广告共有6次。主要是精神文明公益广告、赈灾捐款广告、无偿献血广告等。刊登的公益广告未提供合同。杂志社合同管理较薄弱，除了公益广告外，大部分广告没有合同或者合同不完整，也没有履行合同审批程序，特殊合同也没有经单位领导班子讨论审批同意后执行。合同没有专人管理如对合同统一编号、完整登录、按时归档，负责保管广告立项、申报、审批、核价、刊播、收款等资料。

8．广告应收帐款管理薄弱。杂志社未建立应收账款信用管理内控制度，未对广告应收账款进行有效监控，对广告客户拖欠款情况也不定期进行分析，更未落实责任人员及时催收广告应收款项，对广告应收账款的坏账损失处理没有审批程序，直接作冲账核销处理。

9．广告经营业务岗位设置不合理。杂志社没有制定广告经营管理的流程，对重要岗位没有实行职务分离和定期岗位交流制度。开票与记账人员为同一人，发票登记、领用、核算和保存制度欠缺。广告合同专用章保管与合同管理人员岗位未分离，用章登记制度执行欠缺。广告合同签订不是法定代表人时，没有委托代理人的书面授权。

二、广告收入审计重点

1．审查广告收入的真实性和完整性。审计前，可以向广告经营业务相关的部门了解情况，掌握单位广告业务整个工作流程，内控管理情况。建立职工举报渠道，通过与个别举报者的访谈可以较快地发现审计线索或审计突破点。翻阅相关的报刊、杂志，查阅相关的合同、票据、将版面应收广告款，与账面实际收入进行对比，以发现是否有刊出广告，但账面未体现收入的情况，进一步确认是否是公益、免费或其他类型广告。此外审查是否存在收入未全额入账，是否有账外流转资金或私设“小金库”的情况发生。  

 2．审查免费广告的管理情况。一是看单位是否对免费广告实行总量和种类控制，是否有一定的内部控制流程，如单位是否根据自身广告业务的特点，确定免费广告的种类性质、范围和审批程序，免费广告刊出有没有经单位内部审批程序，是否存在随意增加免费广告额度的现象。二是看单位是否对免费广告实行清单管理。如对所刊播免费广告的日期、内容、版面、对象、事由等登记造册、记录在案，并按月汇总刊播免费广告的明细清单。是否存在以免费广告为部门和个人换取经济利益和其它得益的现象。

3．审查公益广告的管理情况。首先，应该界定公益性广告定义与性质，不能将刊播出错或遗漏而发生的补偿广告、媒体自身与关联单位的宣传广告、以企事业单位冠名刊播的公益性广告纳入公益广告范围，审查单位是否将这些广告按照免费广告或商业广告的管理办法实施。其次，看单位或个人是否有利用公益广告谋取私利，将公益广告变相成为有偿广告情况。因此，公益广告同样需要合同齐备，审批流程规范。

4．审查实物广告的管理情况。按规定媒体一般不得以广告版面、时段进行实物置换。但以下情况可纳入实物广告管理：一是以节目冠名或赞助的实物，二是已经刊播但无法以货币资金支付广告费用的客户，用于冲抵广告欠款的等量实物。所以，首先要判断是否是可纳入实物广告管理的实物置换行为。其次，审查是否建立实物广告管理内控制度。如进行实物审批、专人验收、入库管理、“收、发、存”序时登记造册、严格划分岗位责任制、定期或不定期清查盘点，确保账实、账卡、账账相符。第三，审查实物广告收入核算是否纳入单位财务核算体系，考量实物广告收入核算的真实性和完整性。对广告置换的实物应实行“收支两条线”，对于难以确定价格的实物作价应进行价值评估。特别注意是否存在私分或账外使用的情况。对于处置不同价值的广告置换实物，一定要有单位不同领导层次的签字同意程序，并及时调整账面收入余额。不得“自收自支”或自行处置实物。

5．审查广告价格折扣的管理情况。重点看单位是否对外制定统一的广告刊列价格，给予客户的折扣和奖励是否根据市场情况。广告刊列价格、折扣权限、客户奖励的标准是否经单位领导班子集体讨论决定，是否实行联签制，由主要负责人、财务主管、经办人等至少3人以上签字。对于折扣幅度较大的特殊情况，是否经过单位内部特别的审批程序。如有的单位对于同一版面的广告，给予不同客户不同的价格，这时就要看是否经过一定的审批程序，以避免内部人员为谋取私利吃回扣的现象存在。对外进行商务谈判，是否两人以上，谈判记录及相关定价决策需要有会议记录或纪要等书面留存依据。对于广告部门直接承接的全部广告业务，是否按实开具发票并进行结算，是否存在将直接承接的广告业务转由广告公司代理的现象。

6．审查广告代理的管理情况。如果单位选择广告代理商，应审查是否通过招投标方式，至少应有两个以上的对象竞标。招投标是否坚持公开、公平、公正的原则。招标标底、招标方式、招标程序等是否由单位领导班子集体讨论确定。单位有无在广告招标过程中与投标人串通、弄虚作假、收受贿赂、非法干预、影响招标的过程和结果的情况。单位是否全面审核参与竞标广告代理商的主体资格、资信程度包括营业执照、纳税与财会信用等级、生产经营资质、历史履约情况等资料。对曾有违约记录并造成媒体损失、广告拖欠款超过规定限额的广告代理商及关联企业，是否取消其竞标资格。对实行广告总代理和部分版面广告代理的，是否在合同中约定向广告代理公司收取相应的保证金，以确保广告代理费用的到位。

7．审查广告应收帐款的管理情况。首先看单位是否建立应收账款信用控制内控制度，对广告应收账款进行有效监控，详细记录客户信用等级方面的信息，将每个客户的信用分析制作成档案留存。按月制作广告应收账款明细表，并对广告客户拖欠款情况进行分析，采取相应措施。其次，对已刊播广告而未开具发票的广告应收账款的坏账损失处理是否有审批程序，经单位相关部门初审，由单位领导班子集体讨论通过后，作冲账核销处理。对于已经核销处理的不良应收款，是否做到帐销案存，今后如有收回也应全额入账。第三，要严格控制广告的应收账款余额，落实责任人员及时催收广告应收款项，与奖罚制度相挂钩。并制作相关的流程单据，建立和健全相关的书面制度。

8．审查广告合同管理情况。首先，审查单位是否根据自身实际，统一广告合同文本，明晰合同管理程序，落实合同管理责任。对于补偿、赠送等特殊类型的广告，是否建立有别于普通广告的合同版本，同时在合同中阐述该广告的特殊性。其次，对于合同审批应按权限做到分级审批，不同的合同应有不同的审批权限。常规折扣合同按照正常流程投放，分别经过合同管理、文案审核、制作、串编、财务等各环节。重大合同、特殊合同由单位领导班子讨论审批同意后执行。第三，看是否指定专职合同管理人员，负责对广告合同、协议和流转凭证的统一编号、完整登录、按时归档，负责保管广告立项、申报、审批、核价、刊播、收款等资料。是否做好广告业务管理统计工作，对于广告业务逐笔详细记录广告合同的内容如合同号，公司名称，广告内容，刊列价，折扣等。

9．审查广告经营业务的岗位设置情况。看单位是否根据自己的广告经营管理体制，明确广告经营管理责任部门和责任人。是否制定广告经营管理的流程，对谈判、核价、结算、收款等重要岗位，实行职务分离和定期岗位交流制度。开票与记账人员要岗位分设，互相制约。广告发票由财务部门统一管理，有健全的发票登记、领用、核算和保存制度。其次，广告合同专用章是否专人保管，与合同管理人员岗位分离，严格用章登记制度。广告或广告代理合同签订有无超越权限、擅自变更、私自签订违背主合同约定的行为。

此外，还可以关注以下关于广告经营管理人员是否严格遵守广告经营管理的法律法规和媒体广告人员廉洁从业的有关规定。如媒体的编辑、记者是否有假借采访名义或利用工作便利承揽广告业务。广告业务员是否单独与客户签订合同、单位领导干部、广告经营管理人员是否在广告代理公司兼职、参股、持股、接受对方干股，或参与承包媒体自身广告业务；其配偶、子女及直系亲属是否从事、参与或代理与其本人业务相关联的广告业务。是否在其他广告公司报销应由个人支付的各类费用；或将自营业务转发给其他广告公司。这些信息可能不是CPA可以直接轻易获得，但掌握这些政策，可以在有群众举报或偶然发现时，成为审计职业判断的依据。

作者单位：上海市委宣传部审计室