存货失控，疑点重重——内控案例分析与警示之六

2010年第3期    作者:李 敏    阅读(9915)

【来源:《上海注册会计师》 查看本期目录】

案例介绍

K公司属于中小企业，存货管理集中在一个大仓库内，里面分设原材料、低值易耗品、产成品三个仓库，有简易的隔离设施和明显的标识。每个仓库各配有一名保管员专人负责，这个管理人员负责存货的验收、入库、记账、发出、盘点等日常存货的管理工作。三个保管员各司其职。

由于仓库人手少，管理松懈，存在账实不符和串库情况。而公司财务科只要求每个仓库每年末盘点一次，并以各仓库的保管员年末编制的盘点表上的实盘数为准，调整财务上有关存货的账面记录。

年报审计时，审计人员发现，盘点表上只有保管员一个人签字，实际盘点数与财务账面期末数的差异均作为盘盈盘亏处理后计入当期损益，既没有原因分析，也没有报批手续和领导签字，财务账户处理的依据就是仓库的保管员年末编制的盘点表。据说这样的作法已成习惯，多年一贯制，所以也没有人提出过什么疑义。但是，每年存货的盘亏大于盘盈，有的数额较大，针对上述情况询问财务人员，也说不清具体原因，只是提到可能存在货物已到、发票未到的情况；询问仓库保管员，以为有时候生产领用存货没有及时办理手续所造成的，究竟是什么原因，具体数额多少，不得而知。企业也没有内审人员和存货定期检查制度。

案情分析

很显然，K公司的存货管理不符合内部控制要求，具有以下漏洞引为关注：

保管员专人负责存货的验收、入库、记账、发出、盘点等日常存货的管理工作，不符合不相容职务应当分离的要求；每年只盘点一次，并且盘点表上只有保管员一个人签字，不符合定期盘点、内部牵制与内部审核要求；实际盘点数与财务账面期末数的差异均作为盘盈盘亏处理，既没有原因分析，也没有报批手续和领导审批，不符合授权批准规定；财务账户处理的依据就是仓库的保管员年末编制的盘点表，不符合现行对盘盈盘亏账户处理的规范要求；未查明原因也未经领导批准，财务就进行计入当期损益的会计处理，既不符合会计处理的规定，也是一种越权行为；该公司的财务和仓库保管员对每年发生的盘亏大于盘盈，而且数额较大的原因说不清楚，是一种管理人员失职与内部管理失控的具体表现。

如果说这样的情况已成习惯，多年一贯制，也没有人提出过什么疑义，那么该公司存货管理的失控现象已经令人担忧。

结合上述案例，建议该公司应当加强存货控制流程，尤其应当健全存货仓储环节的内部控制制度，认真负责做好以下管理工作：

1．该企业应当对存货业务建立严格的不相容职务分离和授权批准制度。首先不应当让保管员负责存货的验收、入库、记账、发出、盘点等日常存货管理的全套工作。同时应当明确审批人对存货业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理存货业务的职责范围和工作要求。经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理存货业务。

2．实物管理部门可以根据企业业务规模和需要统设仓库或分设仓库。如分设仓库，不同仓库之间的物资流动也应办理出入库手续。

3．实物管理部门对仓储物资应按其所要求的储存条件贮存，并建立和健全防火、防潮、防鼠、防盗和防变质等措施。

4．仓储的物资应由责任保管员控制，严格限制接触存货，入库存货应及时记入收发存登记簿或存货卡片，并详细标明存放地点。除实物管理部门及仓储人员外，其余部门和人员接近存货时，应由有权部门特别授权。如存贮的是贵重物品、危险品或需加以保密的物品，则需扩大接近限制，必要时，实物管理部门内部也执行授权接近。

5．保管人员应经常对存货实物进行检查，发现存在损坏、变质或长期积压的存货时应及时汇报，待批准后做出处理。

6．实物管理部门对接收的货物按类别、编号、名称、规格型号、计量单位、单价、金额等设置存货实物明细账，并定期与财务部门核对。对会计期末货物已到、发票未到的收货，可暂估入账。

7．企业应制定存货定期盘点制度、抽查制度和监盘制度，明确盘点范围、方法、人员、频率、时间等。具体盘点时，需详细制定盘点计划，合理安排人员，有序摆放存货，保持完整盘点记录，并按照规定程序及时处理盘盈盘亏。必要时，也可安排临时突击盘点。实施存货盘点的目的是确保账实、账表相符，确保存货等财产物资的安全完整。盘点结果应当分清原因，盘点人员、抽查人员和监盘人员应在盘点清单上签字，并按照规定程序办理报批手续。

8．公司财务科应当根据经过审核与批准后的盘点表，在抽查核实，分析盘盈盘亏情况及其原因的基础上，调整财务上有关存货的账面记录。盘亏数大于盘盈数的情况存在可能有多方面的原因，例如，仓库的材料物资发生被盗窃、挪用、少开领料单、账实不符等。对于每年的盘亏数都大于盘盈数，可能会发生管理上的漏洞，应予关注，而不能转账了事。财务科应当经相关部门批准后，在期末结账前处理完毕。

9．企业应当按照规定配备内审人员，健全存货定期检查制度等内部控制制度，并加以落实。

应当看到，存货控制制度是企业整个（尤其是制造业和商品流通企业）内部控制制度中的重点内容和中心环节。企业制订存货内部控制制度并加以检查监督的根本目的在于保障存货资金的安全完整，加速存货资金的周转，提高存货资金的使用效益。

（作者单位：上海经隆会计师事务所）