浅谈连锁企业内部管理及审计关注点

2013年第4期    作者:朱艺    阅读(5222)

【来源:《上海注册会计师》 查看本期目录】

连锁经营是指同一经营总部领导下的若干分支企业或门店构成的联合体，为实现规模经营效益所进行的统一商业经营活动。连锁企业的内部管理大致包括如下方面：

一、门店管理

门店管理主要包括存货的管理和资金的管理，这两者的关系如同能量的守恒定律，两者是可以互相转换的，只要将减少的存货金额通过销售成本率的转换便可换算为资金金额。所以，管好了存货和资金，便能管好门店。

（一）存货管理

存货管理包括对存货采购、库存及销售三个方面的管理：采购管理，是当门店收到存货时对采购量的核对，包括采购品种及对应数量和采购入库单的核对，如单据和实物都一致了，采购数据的正确性才能保证。库存管理，即对存货的库存盘点，并核对门店库存台账。一般门店至少一个月全盘一次，以发现存货库存是否缺失。而平时的存货盘点，为抽盘方式，范围可选择已销售的存货盘点，也可选择单价高体积小的存货，在时间上一般为门店售货员交接班的时候，便于存货的缺失在较早时间发现。销售存货的管理，是对已销存货的及时登帐，一般有电子扫描器的门店直接对销售商品扫描，该存货的销售信息在收银机中及时体现。

（二）资金管理

第一，资金管理是通过每日的销售日报表来体现的，销售日报表有两部分的内容构成，一部分为当日销售的商品明细，包括品种、数量、销售单价和总合计数。另外一部分系销售当日收到的资金，不同的收款方式取得的资金，如银行卡、现金及支票等。资金取得的合计数和第一部分的商品销售额合计应一致。第二，公司需制定门店当日资金解行的额度，即资金达到多少金额时需解行，这种制度既便于公司及时收到货款，也降低了门店的现金管理风险。第三，月末财务人员将门店的日销售信息汇总，生成销售月报表的门店数据。该数据可核对门店资金解行的金额正确。如果月度销售额和各种方式资金收款合计数一致，说明当月销售额已全部收到。当门店人员在销售日报表数据中减少销售额以挪作他用，那么减少的存货无对应销售额增加。销售日报表的作用是以减少的存货品种和数量验证增加的资金。

二、总部采购管理

（一）采购的商品管理

商品管理主要包括商品的品种和数量的采购管理。当门店商品的库存量低于一定数量时，需将信息告知采购部，发出采购申请。由于每个商品的销售情况不一，部分品种销售周期快于其他商品，故商品采购时，可根据商品最近期间的销售情况作出不同商品采购数量的判断，以加快商品流转为管理目的。

（二）采购的物流管理

采购的物流方式包括两种，一种是从供应商仓库直接发送到公司门店，另一种是从供应商仓库发送到公司仓库，后从公司仓库发送至公司门店。

前一种直送商品的优点如下：第一，可以减少公司的库存数量而降低管理成本，包括仓储成本和人工管理成本。第二，直送商品也降低了仓库积压商品的风险，而商品积压风险会对商品的销售价产生不利影响。第三，部分直送商品可以延缓公司的税收缴款压力。因为，公司的仓库和直送门店如为异地，根据税收的要求，“设有两个以上机构并实行统一核算的纳税人，将货物从一个机构移送其他机构用于销售，应视同销售货物，但相关机构设在同一县（市）的除外。”即当存货出库并移送到异地门店销售时，应视同销售方式缴纳增值税。但如果公司直接将商品从供应商发送到门店，则可避免上述移送行为，也就避免了从公司发送到门店时产生的税负。

三、总部库存管理

（一）商品的保质期管理

当公司和供应商签订的购销协议为代销商品协议，如无法对外销售可全部退还于供应商。而供应商也对退还的商品有时间限制，比如食品类商品将在保质期剩余期限的三分之一期限内才能退还于供应商。所以对于此类商品，需要门店在商品入库时做好数据记录，记录商品的保质期限，并设置期限到临近退货期的提醒，以及时和供应商联系并退还。

（二）商品的库龄管理

另外一种是买断商品及自产商品，如果商品的售价为当年当季的时令价，比如服装、纺织类商品或食品类商品，库存的时间长或当季无法销售，会影响商品将来的销售价格。所以期末对商品的库龄需做分析，并需在年末重新对商品计价，考虑是否将产生成本的跌价。

上述商品需要在入库时，由公司将商品的生产时间及保质期限做好后台信息录入，生产时间的录入是便于年末对库存商品的库龄分析提供基础数据。

四、销售管理

主要为商品的售价管理，商品的售价是门店根据总部的指令来确定的，一般公司总部有权限人员在电子系统中设置了不同商品的售价，门店人员只要管理商品的数量即可，他们对商品的售价是无权设置的。而商品促销活动，也是由总部相关人员更改各家门店的商品售价信息。售价的管理既可以使各家连锁店的售价保持一致，也避免了门店人员通过更改售价并截留资金的情况发生。

五、信息系统管理

门店的销售数据应及时反映至公司，这是公司内部管理对销售数据的要求。需要通过以下两个方面去完成。

（一）门店电子系统数据反映的及时性

及时性是指门店的采购和销售数据需即时反映至电子系统。一般采用电子扫描器来完成这个反映动作，包括采购和销售的信息录入。门店信息需实时的反映实物增减变动，这也保证门店电子系统向总部发送数据的准确和完整。

（二）门店向总部的数据传输，应及时反映

门店的电子数据需及时反映至公司总部电子系统。主要有三方面的原因，第一，及时反映门店的库存数据，便于总部根据门店库存作出采购计划；第二，向总部及时反映门店销售情况，便于同类门店销售数据的横向分析，也便于单家门店销售数据的纵向分析；第三，门店数据反映至总部，便于总部对销售资金回流和销售数据做核对，及时发现资金截留情况。

六、财务管理

（一）前期市场调研

市场调研是根据市场选址处的销售情况，预测门店每年的销售额及利润，进一步确定门店未来几年经营情况，如几年可达到盈利状态，几年可回收前期投入资本。

（二）单店分析

根据财务数据，将每家门店的每月数据做分店统计，即每家单店形成一张利润表，包括门店的销售收入、成本、各项费用。这个数据既可作为不同门店之间的销售情况、盈利情况的比较分析，也可作为单店预算数据的考核分析。

七、电子系统的应用

电子数据可以实时记录实时反映门店的进销存情况，并可将数据发送至公司总部，使总部及时取得财务核算数据，单店核算数据，为期末盘点提供数据保证。如果没有电子系统，一旦门店超过一定数量，并且各家门店商品品种繁多时，门店进销存数据的采集及汇总将是一件很繁杂的手工作业。手工操作数据容易产生人为差错，比如门店品种的窜货。财务数据的核算上依赖于财务数据和POS机系统数据保持同步，如果财务核算的数据和实物流转数据不能同步，造成的结果是财务核算的完整性及准确性难以保证。

有一家参加审计的连锁企业，为了加强门店的资金和存货管理，公司根据经营模式，在每家门店安装了一套电子系统。首先门店存货的入库是由总仓调拨，数据由总仓传输至门店系统，门店将收货数据和总仓调拨信息核对。门店销售时每发生一笔销售数据，是由电子秤的称重数量作为减少存货的系统数据。发生销售时，系统同时生成相关收款信息，比如现金方式或银行卡方式。每日停止营业前，门店人员对门店存货做盘点，如果有商品发生窜货，和实物盘点有差异需做明细调整。由于门店售货员隔天交接，所以当天库存需全部盘点无误后做交接，当日的盘亏如超出一定库存比例则由当班售货员赔偿。这个系统的优势在于它实时的反映了每笔销售，同时当天的存货有盘点支持。另外财务核算上有一套软件，该软件数据和电子系统数据做到同步核算。

八、审计连锁企业关注的重点

（一）关注存货

数量

根据存货进销存的期末数量和实物盘点数量核对，并且将进销存数量和账面数量核对一致，做到进销存数据、账面库存数据、实物盘点数据三者相符。有的公司账面不设进销存数据，仅核算到金额，金额和进销存数据的期末金额做到一致。这种情况只要核对进销存数量和盘点数量两个数据。数量的一致可以说明账面数量和实物数量的收发保持核算的同步，没有时间性差异。

库龄分析

商品自入库，需做好入库时间记录，便于计算期末库龄。因为库龄超过同行业存货的周转时间，则说明存货生产或采购过剩，供大于求；说明存货的市场需求量已低于当时生产时预计的需求量。做好库龄分析对审核存货是否存在跌价提供分析数据。

计价测试

部分商品受市价影响波动较大，比如2012年度白酒市场，贵州茅台零售价从年初的每瓶2002元跌到了1735元。所以期末我们需对商品的单价尤其关注，特别是售价处于下降通道，对商品单位成本的计价测试可以分析商品跌价对期末成本影响。

（二）关注内部调拨商品

期末在途商品的数量及入库完整

公司内部调拨商品，比如从公司大仓调拨到门店，或门店之间的商品调拨，发出时发出方将库存商品转至在途商品，而门店收货时再转入库存商品，但存在发往异地时，期末商品为在途商品状态，未到门店。故审计时应关注在途商品期后入库情况，入库数量和发出数量的核对一致。另外部分门店在途商品入库未及时系统做库存商品，导致期末在途商品金额很大。故需公司及时将数据做入系统，保证期末库存商品盘点的系统数据和实物数据一致。

内部调拨商品的计价

内部调拨商品的计价是关注的另一个方面，因有的公司不同的门店设置了单独的存货进销存数据，其中的单价根据上月末存货单品的加权平均价计算，而内部调拨后，商品按上期的商品单位成本核算，造成了商品因内部调拨后单位成本发生变化，所以规范的核算为门店进销存仅核算到数量即可，所有门店的同一种商品应采用统一的单位成本，如内部调拨也不会产生单位成本的增减。所以关注内部调拨的计价可以核查到存货的门店计价差异。

（三）关注销售款

门店备用金管理

关注门店备用金额度，即多少限额以上需解缴银行；另外需盘点期末备用金，审核备用金是否存在被挪用情况。

销售月报表取证

销售月报表应和账面的收入核对，两者需一致，销售月报表又是将销售日报表汇总，所以应将月报表数据细化到单店日报表数据，便于和日报表数据核对。

将上述销售报表提供的销售额解款方式，和期后回款金额做核对，比如现金方式为查看门店银行款解入，银行款和支票查看银行存款的收款金额，审计时可以抽查方式，但公司内部稽核时需要财务人员一一审核，才能保证销售款资金回笼的完整。

各类消费卡余额函证

各类消费卡是收款方式的一种，审核时需要对应收卡公司的余额进行函证，以核实销售额记录的准确性，并且对消费卡的期后回款做替代测试，以保证款项的可收回性。

现金解行的方式和及时性

现金解行一般存在两种情况，一是当班售货员第二天将款项解入公司账户，另一种因考虑双休日银行无对公办理业务，由售货员将款项解入公司个人的账户，工作日时再转入公司账户。在我们审计的公司中，存在第二种方式收款方式，但个人卡资金未及时解行，超过1个月的情况，更有甚者，营业款打到个人工资卡账户，所以个人卡一般不建议使用，如使用也需建立完善的制度，需对个人卡的操作功能做限制，比如不可取现，个人卡的权属人不可网银操作或设置密码，操作由他人来完成等。

（四）关注返利品

返利品系公司从供应商采购商品，年度达到供应商的数量要求，并在规定的期限内支付货款，供应商给予采购方的返利奖励。返利有两种：一为现金返利，二为实物返利。实物返利需关注的是：

数量的记载完整性

供应商收到的返利数量需全部反映在商品进行存系统中，以反映返利商品的收发存情况。尤其是返利入库数量需在采购商品中单独列示。

返利商品和供应商发货清单的核对

公司需获得供应商的返利商品发货清单，以复核返利商品入库的完整性，因返利商品没有现金流出，如果供应商返利商品清单未获得，将无法确认返利商品全部在进销存系统中反映。实际审计中，我们曾发现返利商品未全部体现在进销存系统的情况，返利商品以账外形式反映造成了公司利益的损失。所以取得供应商返利商品数量，对公司采购管理显得尤为重要。

（五）进销存系统的数据测试

由于连锁门店的销售笔数多单笔交易金额小，审计时单靠抽查，所占交易的比例显得很小。所以只有对进销存发生的每种业务做穿行测试，才能判断业务核算的及时性正确性，穿行测试的方式是对电子系统审计、对电子系统向财务核算提供数据准确性的审计，对电子系统和财务核算数据口径一致的审计。

（六）门店盈利情况分析持续经营能力

门店的盈利情况，需根据到门店的单店核算资料，判断各家门店的经营情况，持续经营能力在审计时是关注的一个重点，大到整个公司经营情况，小到地区经营情况甚至单店盈利情况。持续经营能力将影响公司年报审计的意见类型，而申报上市将影响到公司上市后收入及利润的预测实现，是发审委的关注重点。

作者单位：立信会计师事务所